Hallitse tehtäviä, ehkäise työuupumus ja stressi

11.23 Lari Karreinen 2 Comments

Kun tekemistä on paljon, on tärkempi istua alas miettimään mitä tekee kuin rynnätä suin päin tekemään kaikki mahdollisimman pian. Tämän viisauden opin  kokeneelta poliisilta, joka kertoi suuronnettomuustilanteiden johtamisesta. Kun samaan aikaan tapahtuu paljon, tehtävien imu vie mennessään ja kokonaiskuva hämärtyy. Tämä on vaarallista onnettomuustilanteen johtamisessa. Yhtä lailla työnteossa työmäärä voi imaista mukanaan, kun oravanpyörä lähtee käyntiin. Uhkana on stressi ja uupumus.

Ennaltaehkäise uupumus: valitse mitä teet

Ennaltaehkäisynä on  tehtävien hallinta ja niiden priorisointi: mitä pitää tehdä seuraavaksi. Käytin tähän ennen Getting things done -menetelmää. Sen vahvuutena on vapauttaa mieli "tämäkin pitäisi tehdä" -ajattelusta kirjaamalla kaikki tehtävät, jakamalla isot projektit seuraaviin askeleihin ja luokittelemalla ne. Hyödynnän tätä yhä, mutta olen siirtynyt jakamaan tehtävät neljään listaan.

Jaa tehtävät: suunnitteilla, tekeillä, odottaa ja valmis

Suunnitteilla -listalta priorisoidaan sitten päivän ja viikon tärkeimmät työt tekeillä -listaan. Odottaa -listassa on ne, joihin tarvitsen kuittauksen tai kommenttia joltain muulta. Aikaansaamisen tunne on mukava ja vahvistaa, kun tehtävän voi siirtää valmis -listaan. Tehtävien järjestystä voi helposti muuttaa vetämällä niitä ylös ja alas.

Visualisoi ja hallitse monien projekteja Trellossa

Käytän nykyään Trelloa, jossa saan eri projekteille oman taulun. Yhteistyöprojekteilla muiden yrittäjien kanssa on omat taulunsa, jotka on helppo jakaa kaikkien tekijöiden kesken. Näin kaikilla pysyy kokonaiskuva siitä mitä tapahtuu.  Tehtäviin voi linkittää tiedostoja tai verkkosivuja, mikä helpottaa tehtäväkohtaisen tiedon löytymistä. Jäsenet -kohdasta voi merkitä, kenellä tiimissä tehtävä kuuluu.

Keino tehtävien kiireellisyys- ja tärkeysluokitteluun

Päivittäisten ja viikottaisten tehtävien priorisointiin sain Eveliina Lindelliltä idean Eisenhowerin neliöiden käytöstä. Tehtävät jaetaan nelikenttään. Tärkeä ja kiireellinen tehdään heti. Tärkeä ja ei kiireellinen aikataulutetaan. Ei tärkä mutta kiireellinen delegoidaan ja muut poistetaan.

Koska kaikki tuntuu aina tärkeältä, on tuon viimeisen neljänneksen käyttö vaikeinta. Usein tehtävälistaan jää tehtäviä, jotka "aika hoitaa" eli ne jäävät tekemättä ja sitten poistuvat. Jatkuva tehtävien läpikäynti auttaa tässä.

Nimesin Trellon nimilaput, jotka nyt toimivat värikoodeina Eisenhowerin neliön mukaisesti:

Tehtävienhallinta osaksi rutiineja

Viikon aluksi käyn läpi suunnitteilla -listan tehtävät, koodaan sieltä vihreiksi tärkeät heti tehtävät. Siirrän ne, jotka on tarkoituksena ehtiä tehdä tänä päivänä tekeillä -listaan. Vähitellen opin näin paremmin arvioimaan, kuinka monta tehtävää ehdin päivässä tehdä. Tämä on yksi Kanban-tekniikan hyödyistä.

Suurin haaste on työn hallinnan saaminen rutiiniksi. Omat keinoni ovat kehittyneet vuosien varrella ja yhä niissä on paljon hiottavaa. Kouluttaessani näistä menetelmistä tärkein ohjeeni on: havainnoi mikä toimii ja tee sitä enemmän. Jos jokin menetelmä tuntuu hankalalta, kokeile ja tee jotain muuta.