Synkästä yksinpuhelusta osallistavaan etäkokoukseen

14.30 Lari Karreinen 0 Comments

"Skype-kokous voisi olla jotain muutakin kuin yksinpuhelua", sain palautteena kun koulutin osallistavaa toiminnansuunnittelua etäkokouksissa. Kyllä, etäkokouksissa voi käyttää samanlaisia osallistavia menetelmiä kuin tavallisissakin työpajoissa. Alla on esimerkki Innotiimin Opera-menetelmän soveltamisesta hienoilla vuokaavioilla:

Vuorovaikutuksen suunnittelu on vähintään yhtä tärkeää kuin asiasisällön valmistelu. Menetelmät valitaan asian laajuuden ja luonteen sekä käytettävissä olevan ajan suhteen. Pieniin asioihin saadaan nopeasti ideoita ja valinta tehtyä operalla. Monimutkaiset ongelmien ratkaisut löytyvät paremmin keskustelevammilla menetelmillä.
Alussa on aina tutustuminen muihin osallistujiin tai tutuilla kuulumisten vaihto, mikä on hyvän vuorovaikutuksen edellytys. Pieni orientaatio aiheeseen virittää ajattelua. Työskentelytapojen ja teknisten ohjeiden läpikäynti luo turvallisuutta ja sujuvuutta.
Fläpin ja liimalaput voi korvata virtuaalisella valkotaululla tai Google Docsilla. Skype-kokouksen verkkaista keskustelua voi nopeuttaa chatilla tai pyytämällä kirjoittamaan vastaukset ryhmämuistiin. Työkaluja löytyy kirjoituksesta Kuusi ilmaista ja helppoa työvälinettä virtuaalikokouksiin ja puhelinpalavereihin.
Yhtä tärkeää kuin alussa kaikkien huomiointi, on tehdä sama myös lopussa. Annetaan jokaiselle tilaisuus sanoa jotain prosessista, vuorovaikutuksesta, omista tunnelmista tai seuraavista askeleista.

Tue hyvää vuorovaikutusta

Sanattoman viestinnän osuus vuorovaikutuksesta on hyvin suuri. Virtuaalisissa tapaamisissa on siksi hyvä sanoa ääneen asioita, joita ei tavallisesti sanoisi.

Kerro nimesi aina puheenvuorosi alussa totutat muut osallistujat tunnistamaan äänesi.
Käänteinen hiljaisuus: Jos olet samaa mieltä, kerro se. Jos olet hiljaa, se tarkoittaa että vastustat esitystä. Linjoilla on usein häiriöitä tai se saattaa katketa. Tämä auttaa muita huomaamaan jos et ole kuullut jotain tai joku on pudonnut linjoilta.
Chattia kannattaa käyttää samalla kuin puhetta huomioiden jakamiseen, tykkäämiseen, muiden osallistujien neuvomiseen, kertomaan päännyökkäyksistä, peukutuksista jne.
Keskity virtuaalitapaamiseen kuin kasvokkaiseen vuorovaikutukseen. Sulje sähköposti ja selaimen muut välilehdet.
Voit laajentaa selaimen koko näytön kokoiseksi, jolloin muut ohjelmat häiritsevät vähemmän ja pystyt paremmin keskittymään. Firefox ja Chrome paina F11.

Virtuaalifasilitaattorin muistilista

Muista laittaa tehtäväohjeistus aina chattiin ja näkyviin näytölle (web-sivu, esitys jne missä ollaan)
Keskittyminen on lyhytjänteisempää virtuaalimaailmassa. Pidä taukoja, käytä kuvia ja muita aktivoivia harjoituksia enemmän kuin perinteisissä työpajoissa. Tarkista ryhmän vireystila ja pyydä palautetta nopeilla äänestyksillä.
Jos käytettävät ohjelmat ovat osallistujille vieraita, tarjoa mahdollisuutta kokeilla niitä etukäteen ennen kokousta.
Jaa kaikki tieto osallistujille helposti saataville: ohjelma, puhelinnumerot ja Skype-tunnukset. Tämä helpottaa osallistujien itseohjautuvuutta ja kykyä auttaa toisiaan.
Varaa 10 % ajasta tekniikan kanssa säätämiseen. Vaikka kaikki osallistujat olisivat kuinka kokeneita, niin jokin ei kuitenkaan toimi.
Liian monta erilaista teknistä alustaa (verkkosivua, esitystä, chattia jne) lisää vaikeuskerrointa. Yksinkertainen on kaunista.
Bonuskysymys fasilitaattorille: tietokoneen kanssa turhaudutaan nopeasti kun jokin ei toimi. Se voi jopa nousta nopeasti osallistumisen esteeksi. Miten voit tukea ja vahvistaa osallistujien palautumista turhautumisen jälkeen?
Hyödynnä anonyymiä kommentointia ja ideointia, jotta kaikki saadaan mukaan. Sillä voi olla vaikutusta tuloksiiin. (Meetingspheren white paper aiheesta)