Yksitoista keinoa säästää aikaa ja vähentää turhaa työtä

23.00 Lari Karreinen 0 Comments

Ilmoittautumiset tapahtumiin vastaanotetaan lomakkeella. Mieti kun jokainen osallistuja lähettää sähköpostin, avaat sen, luet ja lähetät kiitosviestin sekä kysyt vielä puuttuvaa ruokavaliota. Sen jälkeen kopioit tiedot taulukkoon.
Eihän siihen mene kuin minuutti, mutta kun minuutin keskeytyksiä tulee riittävän usein niin työ alkaa koostua kuormittavasta silpusta. Tunne, että kokonaisuus ei ole hallussa, vahvistuu.
Siksi kannattaa automatisoida kaikki, minkä voi. Koneet ovat siinä hyviä ja aikaa vapautuu luovempaan ajatteluun. Näillä toimilla voit hieman keventää kuormaa.


1. Ilmoittautumiset isoon tapahtumaan
Ilmaisilla Google formsilla tai Surveymonkeylla tekee helposti lomakkeen. Pakollisten kenttien avulla voi varmistaa, ettei tieto jää täyttämättä. Vastaukset saa suoraan taulukkoon. Olen käyttänyt samaa myös koulukiertueen tilausten hallintaan. Kyselyn teko on helppoa ja vastaustaulukon  tyhjiin sarakkeisiin voi laittaa omia merkintöjään.



2. Ilmoittautumiset pieneen tapahtumaan
Näihin käytän Doodlen valitse suosikki -toimintoa. Tähän voi laittaa vaihtoehtoja, kuten etäosallistujille oman sarakkeen. Kaikki osallistujat näkevät myös keitä on tulossa, mikä auttaa vaikka sopimaan kimppakyytejä tai jatkotapaamisia.

3. Tapaamisten sopiminen
Kymmenen sähköpostin sijaan on helpompaa ja siistimpää lähettää osallistujille ehdotukset tapaamisajoista joista he voivat valita sopivat. Doodle ei enää ole täysin ilmainen, mutta 29 dollarin vuosimaksun säästää ajankäytössä pian takaisin. Lisäksi saa Meetme-sivun, jossa näkyy mitkä päivät ovat varattuja, jolloin vastaanottaja voi suoraan katsoa sopivaa päivää omasta kalenteristaan. Ja oman sähköisen kalenterin saa Doodleen näkyviin, jolloin ei tarvitse kahlata useampaa kalenteria. Haluaisin suosia kotimaista sumpli.comia, mutta se jumittaa usein eikä siinä ei ole samoja toiminnallisuuksia.

4. Ajanvaraus
Kerhohuoneen tai kokoustilan ajanvarauksen voi tehdä Google kalenterilla, mutta silloin täytyy joko myöntää tunnukset kaikille käyttäjille tai jonkun hoitaa se käsin. Simplybookme.com tarjoaa tähän ilmaisen keinon.

5. Sähköinen kalenteri
Sama kalenteri tietokoneella, kännykässä ja tarvittaessa työkavereille jaettuna säästää aikaa kun ei tarvitse etsiä selata eri kalentereja. Useimmissa ohjelmissa voi myös luoda samaan kalenteriin työmenot ja vapaa-ajan erikseen, jolloin työkaverit näkevät vain jällimmäiset. Usein kalentereissa voi lähettää sähköiset kutsut suoraan osallistujien sähköposteihin.

6. Listojen käsittely
Suurten tietomäärien käsittely kannattaa tehdä atk:lla, eli automaattisella tietojenkäsittelyllä. Taulukkolaskentaohjelmalla saa paljon aikaan ilman ohjelmointitaitoja.
Ilmoittautumisissa ja muuallakin tulee välillä listoja, joita joutuu lajittelemaan. Kerran opastin yliopistoharjoittelijaa, joka lajitteli 50 nimen listaa leikkaa-liimaa käsin, että tähän löytyy taulukkolaskentaohjelmasta valmis toiminto. LibreOfficessa löytyy Tiedot – Lajittele ja Excelissä näin. Sama onnistuu myös  Writerissa ja Wordissä.

Toisinaan halutaan etu- ja sukunimi samaan soluun. A- ja B-solujen tietojen yhdistämisen voi tehdä kirjoittamalla funktion =CONCATENATE(A1," ",B1), jossa lainausmerkkien sisällä on välilyönti.
Samassa solussa olevat nimet, tittelit jne voi erotella convert text to columns -toiminnolla Open Officessa ja Excelissä.

7. Tiedoston yhteismuokkaus
Sähköpostilla lähetettävät tiedostot, joihin kukin vastaanottaja kirjoittaa omat muokkauksensa ovat onneksi vähentyneet hurjasti. Google docsiin on paljon helpompi avata yhteinen tiedosto ja sen voi jakaa kaikille  share ja ”anyone with the link can edit” -toiminnolla. Pienet tekstit ilman suurempia muotoiluja saa nopeasti muistiolla ilman rekisteröitymisiä

8. Tarvitseeko lähettää sähköposti loman aikana?
Joskus muistutusviestiä tarvitaan eikä sen lähettämisen tarvitse keskeyttää lomaa. Lettermelater.com -palvelulla voit ajastaa viestit. Isompien erien ajastettuun lähettämiseen suosittelen Mailchimp.com

9. Kirjoitatko saman tekstin usin sähköpostiin?
Mozilla Thunderbirdin Quicktext-lisäosalla voit tehdä useita eri tekstejä, jotka saat lisättyä viestiin parilla hiiren klikkauksella. Tämän vinkin sain aikanaan ammattijärjestäjä Eveliina Lindelliltä.

10. Kirjoitin sen tiedon jonnekin, mutta minne?
Tietotyöläiseltä saattaa kulua paljonkin aikaa tiedon etsintään. Selkeä kansiorakenne auttaa. Itse käytän muistiinpanoihin Evernotea, jossa muistiot saa käyttöön myös älypuhelimella, lajittelun voi tehdä asiasanoilla sekä muistikirjoilla ja haku on tehokas.
Työdokumentit tallentuvat automaattisesti Google Driveen, jolloin ne ovat saatavilla myös reissussa ja varmuuskopiointi sujuu samalla. Haku on tehokas. Linuxissa homman hoitaa Grive tai overGrive. Dropbox.com on toinen suosittu vaihtoehto.

11. Ja sen palvelun salasana oli?
Kerää keskeisten palvelujen salasanat yhden salasanan taakse, jolloin voit käyttää palveluissa riittävän monimutkaisia ja pitkiä salasanoja. Vertailua eri palveluista löydät täältä.

Työn hallinnan parantamisessa olennaista on pysähtyä välillä miettimään miten voisin tehdä tämän helpommaksi itselleni. "Tehdään tämä nopeasti" on harvoin kestävä ratkaisu. Pikaparannukset on helpompi toteuttaa kuin isot suunnitelmat, joten aloita silpun vähentäminen pienin askelein.

Parempaa työnhallintaa ja jaksamista vuodelle 2015!