Pää vai sydän edellä kohti sitoutuneempia ja innostuneita vapaaehtoisia?

13.25 Lari Karreinen 2 Comments

Vapaaehtoiset toimivat jos heitä ”sattuu huvittamaan” tiivistää Kari Loimu Yhdistystoiminnan käsikirjassa. Mitä vapaaehtoisjohtaja voi tehdä, jotta muita huvittaisi eikä kaikki kaatuisi hänen päälleen?

On helppo sanoa mitä ei pidä tehdä. Sitoutumattomuutta ja lopettamista edistää huono johtaminen, jota voi tehdä ainakin kolmella tavalla:

1. Itsevaltaisena, hallitsevana käytöksenä, kieltäytymisenä delegoimisesta ja osallistamisesta
2. Antaa mennä -johtamisena, haluttomuutena puuttua henkilöiden välisiin ristiriitoihin
3. Yhden ryhmittymän etujen ajaminen

Toiminnassa pysymistä voi vahvistaa luomalla hyvää ilmapiiriä. Vapaaehtoisjohtamisen valmennuksissani olen keskittynyt neljään ulottuvuuteen, joita vapaaehtoisjohtajan on tehtävä:

1. rakentaa luottamusta
2. auttaa itseään ja muita tuntemaan toiset vapaaehtoiset yksilöinä
3. haastaa käyttämään älyä ja omia taitojaan
4. motivoida innostavasti

Nämä neljä kulmakiveä perustuvat motivaatiota, moraalia ja suorituskykyä vahvistavan transformatiivisen johtamisen teoriaan. Suomessa se tunnetaan paremmin syväjohtamisena (r). Teoria yrittää selittää mikä vahvistaa ihmisten sitoutumista ja vaikuttaa johdettavien arvoihin, itsetuntoon, luottamukseen ja motivaatiota toimia yli odotusten. Transformatiivisen johtajan seuraajat ovat halukkaita tekemään enemmän, koska työllä on jokin suurempi merkitys. Tämä sopii hyvin vapaaehtoisjohtamiseen tarkasteluun.

Vapaaehtoisjohtamistyylejä on tutkittu hyvin vähän. Transformatiivinen johtajuus lisäsi vapaaehtoisten tyytyväisyyttä, mutta ei panosta (contribution). Vapaaehtoiset voimaantuivat, kun johtajilla oli enemmän transformatiivisen johtajuuden piirteitä. Suomalaisessa tutkimuksessa partiojohtamisen tyyleistä transformatiivinen johtaminen koettiin parhaimmaksi.

Tässä ajatuksia, työkaluja, muilta vapaaehtoisjohtajilta sekä valmennuksissa osallistujien kanssa syntyneitä ajatuksia soviteltuna transformatiivisen johtamisen neljään ulottuvuuteen. 

1. Luottamuksen rakentaminen

”Kun katson mennyttä vapaaehtoisuraani, olen useiden vahvistajien tulos. He uskoivat minuun ja käyttivät aikaansa kertoakseen minulle luottamuksestaan minuun ja että työlläni on merkitystä.”
Thomas W. McKee

Olen seurannut vapaaehtoisjohtajia, jotka yrittävät tehdä kaikkensa mutta eivät saa ihmisiä innostumaan mukaansa. Heillä ei ollut porukan luottamusta. Johtaminen oli kuin jään polttamista.

Oma esimerkki on yksi tärkeimpiä ja käytetyimpiä keinoja luottamuksen rakentamiseen ja muiden motivoimiseen vapaaehtoistoimintaan. Kun on valmis tarttumaan hommiin, useimmat tulevat mukana. Vapaaehtoisjohtajan haaste on tasapainoilla siinä, mitä kaikkea tekee itse vahvistaakseen oman esimerkin voimaa ja mitä delegoi, ettei itse tule tehneeksi kaikkea.

Luottamuksen rakentaminen vaatii johdonmukaista toimintaa, rehellisyyttä ja yhteisten arvojen noudattamista. Vastuunkantoa ja yhteisen edun asettamista oman edun edelle.

Luottamuksen syntyä voi vahvistaa arvostavalla lähestymistavalla ja yhteistä ymmärrystä rakentavalla vuorovaikutuksella.
Ryhmässä luottamuksen rakentumista ja myös yksilöllistä kohtaamista auttaa tutustuminen, ajanvietto muutenkin kuin tehtävän äärellä sekä lyhyet kuulumiskierrokset aina tapaamisten aluksi. Keskustelevaa toimintakulttuuria luodaan kaikissa tilanteissa.

Viestinnän puute rakentaa helposti epäluottamusta. ”Miksei ne kerro tästä? Mitä meiltä salataan?” Usein ei mitään salata, mutta aina viesti ei tavoita. Avoimen viestinnän haaste on, että kun kerrotaan kaikesta mahdollisesta niin tärkeät viestit hukkuvat joukkoon.  Tasapainon hakemisessa voi auttaa napajohtaminen.

Yhteisen ymmärryksen saavuttaminen on luottamuksen ja yhteisten ratkaisujen perusedellytys. Dynaaminen fasilitointi on monimutkaisissa ja mahdottomalta tuntuvissa ongelmissa mainio keino tähän.

2. Yksilöllinen kohtaaminen

Jos haluan johdattaa henkilön kohti määrättyä tavoitetta, täytyy minun ensin paikantaa missä hän on, ja aloittaa sieltä.

Kierkegaardin runo Eftertanke tiivistää olennaisen ja se on kaunis kokonaisuus.

Eräs ihailemani vapaaehtoiskoordinaattori kertoi, että hän piti kunnia-asianaan muistaa jonkun asian jokaisesta vapaaehtoisestaan. Näin hän saattoi helposti jutella heidän kanssaan aina tilaisuuden tullen.

Toimijoiden kannustavan ohjauksen kuusi kulmakiveä kuvaavat hyvin yksilöllistä kohtaamista. Toimijoille osoitetaan konkreettisesti ja arjessa, että:

• hänestä ollaan kiinnostuneita: jaksamisestaan, intresseistään, ideoistaan
• häntä kuunnellaan aidosti; kohdataan, ollaan läsnä, annetaan aikaa
• hänen toimintaansa arvostetaan ja kiitetään, ja tämä osoitetaan sanoin ja teoin
• hänen omaa erityistä panostusta tarvitaan ja pidetään tärkeänä, ja tämäkin osoitetaan
• hänen muutostarpeitaan kuunnellaan; miten toiminta voi elää mukana elämänkaaressa ja muuttuvissa elämäntilanteissa?
• hänet nähdään osana yhteisöä; jos toimija esimerkiksi jättäytyy yhtäkkiä pois, hänen jaksamisestaan ja voinnistaan kysytään. Kukaan ei jää haluamattaan yksin.
(lähde Pessi ja Oravasaari 2010)

Kuuntelemisessakin on monta tasoa. Usein ihmiset kuuntelevat vain odottaakseen omaa puheenvuoroaan. Aktiivinen kuuntelija viestii kiinnostuksestaan katsekontaktilla ja asennollaan. Hän arvostaa toista antamalla tilaa kertoa, pidättäytymällä arvioimasta, neuvomasta tai tyrkyttämästä omia mielipiteitään. Kuuntelija voi välillä tiivistää kuulemansa ja varmistaa, onko ymmärtänyt oikein.
Tämä vaatii keskittymistä ja läsnäoloa. Moni ihmissuhdetyötä tekevä on löytänyt tässä apua tietoisen läsnäolon harjoittaminen (mindfullness).

3. Älyllinen haastaminen

“The task of Leadership is to create an alignment of strengths in a way to make our weaknesses irrelevant.”
Peter Drucker

Vapaaehtoisjohtamisen kurssilla minulle esitettiin tässä kohtaa syvällinen kysymys: voiko kysymyksillä johtaa?


Miten sinä tämän tekisit? Tämä on valmentavan johtajan peruskysymys, joka sopii vapaaehtoisjohtajan työkalupakkiin. Haastetaan vapaaehtoinen itse miettimään ratkaisuja sekä mitä tietoja ja taitoja hän tarvitsisi sen saavuttaakseen. Valmentavan vapaaehtoisjohtajan tehtävänä on raivata esteet tekemiseltä ja tukea oppimista.

Lisää älyllistä haastetta saa mietittäväksi vielä ratkaisukeskeisesti. On helppo nähdä ongelmat, viat ja heikkoudet. Kysypä vahvuuksia ja onnistumisia - se on jo paljon vaikeampaa. Valmentava ratkaisukeskeinen johtaja näkee jokaisessa ihmisessä hänen vahvuutensa ja saa heidät loistamaan. Ja kun ihminen saa loistaa, hän uskaltaa kokeilla, kehittyä ja haluaa tehdä hommansa hyvin. Vapaaehtoisjohtaja on vapaaehtoistensa kannustaja ja vahvistaja. Keiden vapaaehtoisten loistoa saan olla sytyttämässä tänään?

Johtajan oma älyllinen haaste on sovittaa yksilöiden osaaminen ja toiminnan tarpeet. Kun osaaminen tai tekemisen mahdollisuudet ja tarpeet eivät kohtaa, ihmistuntemus, valmentaminen henkilökohtaisen kehityksen tukena ja koulutus voivat auttaa. Miten me teemme tämän sinulle mahdolliseksi?

Transformatiivinen johtaja luottaa johdettaviensa osaamiseen ja edistää sieltä nousseita ideoita. Vapaaehtoinen haluaa usein tehdä asiat omalla tavallaan tai tehdä  jotain muuta kuin tarvitaan. Tässä tarvitaan kuuntelemista ja yhteisten ratkaisujen etsimistä.

4. Inspiroiva motivointi

Inspiroiva motivointi on eniten yhteydessä hyviin tuloksiin. Maalaa innostava tavoite, kuten YK:n vuosituhattavoitteet 2015 -sivusto: ”Meidän sukupolvemme voi poistaa köyhyyden”. Hyvä tavoite on muotoiltu tiiviisti, se luo houkuttelevan kuvan tulevaisuudesta ja vetoaa tunteisiin. Ja kun se innostaa itseä, niin innostus tarttuu ja muuttuu yhdessä tekemiseksi.

Kerro miksi jotain tehdään ja miten se liittyy isompaan kokonaisuuteen.

Se voi tarkoittaa, että kuvaat konkreettiset tavoitteet ja askeleet sinne. Kerro miten jokaisen osuus on olennainen osa verkostoa ja kokonaisuuden onnistuminen riippuu osista. Esimerkiksi lipaskerääjän avun ketju Kirkon ulkomaanavun Veera Hämäläisen esityksessä vapaaehtoiskoordinaattoreiden syyspäivillä 2013:


Tavoitteen luomiseen on eri lähestymistapoja. Visionääriset johtajat luovat tavoitteen, joka tempaa ihmiset mukaansa. ”I have a dream” totesi Martin Luther King. Hän ei sanonut, että minulla on suunnitelma, tavoite tai projekti.

Toinen tapa on muodostaa tavoite yhdessä toimijoiden kanssa. Kun ihmiset ovat olleet mukana yhteisen tavoitteen luomisessa, sitoutuminen on vahvempaa, vastarinta vähäisempää ja halu uhrata aikaa sen toteutukseen on vahvempi. Yhteisen vision rakentamiseen vahvan työkalun tarjoaa esimerkiksi arvostava haastattelu. Kevyemmin sen voi tehdä vaikkapa opera-menetelmällä.

Ammattilaisten tehtävänä on tukea vapaaehtoisjohtajia ja varmistaa, että heillä on riittävä itsevarmuus ja osaaminen voidakseen ottaa johtajuuden ja omistajuuden toiminnassa. Anna selkeitä tehtäviä. Sopivalla tavalla haastavina ne innostavat tekijäänsä. Anna vapaaehtoisten loistaa, kertoa tavoitteesta ja innostaa toisiaan. Pidä tavoite kaikkien mielessä toistamalla sitä eri tavoin ja kanavin. Konkretisoi tavoite: ”jos saamme 500 euroa lahjoituksia, voimme antaa...”

Johtaako pää vai sydän?

Transformatiivinen johtamistapa synnyttää seuraajissa luottamusta ja kunnioitusta. Koska johtaja tarjoaa johdettavilleen jotain enemmän, innostavan tehtävän merkityksellisen tavoitteen saavuttamiseksi sekä henkilökohtaisen suhteen, tuloksena on valmiutta tehdä enemmän. Omistajuus tehtävään vahvistuu. Roolimallina olo on vaativaa, mistä syystä itsensä johtaminen, omasta jaksamisesta huolehtiminen sekä tietoisuus- ja vuorovaikutustaidot ovat yhä kysytympiä. Transformatiivisen johtamisen heikkoudeksi on esitetty, ettei se riitä muutostilanteissa, joissa keskeistä on johtoryhmän välisen vuorovaikutuksen merkitys.

Johtaminen on tehtävien toteuttamista yhdessä toisten ihmisten avulla. Vapaaehtoisten johtaja voi johtaa asioita: valmistella esityslistat, talousarvion ja toimintasuunnitelman sekä toteuttaa itse yhdistyksen toimintaa. Jos hän haluaa että muutkin osallistuvat tekemiseen, tarvitaan ihmisten johtamista. Siinä tarvitaan molempia: päätä ja sydäntä.