Voiko itseorganisoitumista johtaa? Open space vapaaehtoisjohtamisen työkaluna

16.43 Lari Karreinen 0 Comments

Turvapaikanhakijavyöry on synnyttänyt lukuisia vapaaehtoisryhmiä, joissa ihmiset alkoivat itse koordinoida apua turvapaikanhakijoille. Samoin Pekka Haaviston presidentinvaalikampanjan toisella kierroksella syntyi innostuksesta ja ihmisten kohtaamisesta spontaaneja tapahtumia kuin sieniä sateella. Sellaisia, joiden ei pitänyt olla mahdollisia. Vuosia sitten hajonnut Ultra Bra ja monet muut huipputaiteilijat konsertoivat täpötäydessä jäähallissa ja Finlandia-kuoroesitys flashmob kaikui rautatieasemalla. Ympäri maata ihmiset musisoivat, askartelivat ja kehittivät satoja erilaisia luovia tapoja esittää kakkosen.

Mitään näistä ei kampanjaryhmässä oltu suunniteltu ja ohjeistettu. Silti ne ja paljon muuta tapahtuivat. Kahden viikon ajan ihmisten lämmin innostus sekä toimintatarmo tuottivat paljon sellaista, joka ei muuten olisi ollut mahdollista.

Jälkikäteen moni on minulle epäillyt, ettei sitä voi enää samanlaisena toistaa. Vai voisiko? Olen nähnyt samanlaisen innostuksen ja itseorganisoitumisen tuottavan tuloksia lukuisia kertoja pienemmässä mittakaavassa. Se on mahdollista. Sitä on tehty Suomessa paljon. Tarvitaan vain mahdollisuus innostua, keino löytää toiset samoista asioista innostuneet ihmiset ja katsoa mitä tapahtuu.

Yksi tapa tähän on Open space

Open Space is based in the belief that organizations and communities run on passion and responsibility. It allows groups of any size to self-organize around what they really care about to get things done.
Peggy Holman

Open spacessa hienointa on, miten se vapauttaa osallistujien innon ja toimintatarmon ja luo sitoutumista. Se on menetelmä ryhmien luovan energian ja toimintatarmon vapauttamiseen itseohjautuvasti. Se mahdollistaa ison ihmisjoukon keskittyvän samanaikaisesti eri aiheiden pohdintaan siten, ettei kenenkään tarvitse pitkästyä aiheeseen, joka ei häntä kosketa. Open space sopii hyvin vapaaehtoistoimintaan ja organisaatioihin, jotka toimivat sillä periaatteella, että ihmiset ovat innostuneita ja valmiita ottamaan vastuuta tekemisestään.

Näin se toimii

Open space aloitetaan isossa piirissä toivottamalla osallistujat tervetulleiksi ja kertomalla päivän teema. Termiä Open space ei välttämättä tarvitse käyttää, voi vain kertoa että tänään kokoustetaan vähän eri lailla. Mitään aiheita ei ole päätetty etukäteen. Kaikki on täysin avointa, kunnes osallistujat itse nostavat haluamansa aiheet esiin. Jokainen voi osallistua vain eniten kiinnostaviin keskusteluihin. Järjestelyissä on yksi laki ja neljä periaatetta:

Kahden jalan laki

Voit liikkua sinne, missä olet eniten hyödyksi. Vain palaverin vetäjällä on velvollisuus olla loppuun saakka paikalla.

Neljä periaatetta

Se joka tule, tulee. Paikalla ovat juuri oikeat ihmiset.
Se mitä tapahtuu on ainoa asia mitä voi tapahtua.
Se alkaa kun se alkaa.
Se loppuu kun se loppuu

Lisäksi on neljä roolia

Kokouksen ehdottaja

Ehdottaa aiheen, vetää kokouksen ja huolehtii että muistiinpanot tulee tehtyä.

Osallistuja

Mehiläinen

Osallistuja, joka lentää palaveristä toiseen pölyttäen niitä levittämällä tietoa.

Perhonen

Kaunistaa tapahtumaa lennellen missä huvittaa.

Nämä ohjeet on hyvä laittaa näkyville.

Työjärjestyksen luominen tyhjästä ja kokousten perustaminen

1. Jokainen, joka on kiinnostunut pitämään kokouksen omasta aiheestaa, käy hakemassa piirin keskeltä paperin ja tussin, kirjoittaa aiheen otsikon ja nimensä sille isoin kirjaimin ja esittelee sen muille.
Joskus voi kestää hetken, ennen kuin aiheita alkaa nousta.

Edellisen kuvan keltaisella seinällä on tällainen työjärjestystaulukko. Paikat voivat olla tuoliryhmiä, pöytiä, kahvila tai muita mukavia paikkoja.

2. Aiheen ilmoittaja vie paperinsa työjärjestysseinälle haluamaansa aika-paikka -kohtaan. Hän ottaa muistilapuksi itselleen liimalapun, jossa on paikan nimi. Ja seuraava ehdottaa aihetta.

3. Työjärjestyksen luominen loppuu kun osallistujat eivät enää nosta uusia aiheita esiin.

4. Lopuksi ilmoittautudutaan kokouksiin. Osallistujat ryntäävät työjärjestysseinälle kirjoittamaan oman nimensä niihin kokouksiin, joihin haluavat osallistua. (Älä jää alle!)
Osallistujat voivat myös ehdottaa kokouksen pitäjälle aiheiden yhdistämistä tai siirtämistä eri aikaan tai paikkaan.

Kun osallistujat ovat ilmoittautuneet, voidaan siirtyä pitämään kokouksia. Havainnoi osallistujien innostusta, jolla he osallistuvat kokouksiin. Kokousten kesto voi vaihdella. Tunnissa ehditään jo syvällisempään keskusteluun. Pienissä aiheissa menetelmää voi käyttää parinkymmenen minuutin miniversiona. Koko prosessin kesto on jotain kolmesta tunnista kolmeen päivään.

Jos on tarpeen sopia työnjaosta, voidaan kokousten päätteeksi varata siihen aikaa. Kuka - mitä - milloin/mihin mennessä - mitä apua tarvitsen -taulukko toimii hyvin.

Perinteisesti open space on tapana päättää puhuvan kepin seremoniaan. Osallistujat kokoontuvat piiriin ja puheenvuoro on aina sillä jolla on puhuva keppi. Kysymyksinä voi olla esimerkiksi "Kuinka saamme tämän innostuksen kantamaan tämän jälkeen" tai "keskustelujemme pohjalta minä..."

Kokousten muistiinpanot jaetaan osallistujille joko heidän lähtiessään tai vaikka sähköpostitse jälkikäteen.

Ihmetyttääkö?

Voiko se toimia? Voiko se toimia eläkeläisillä, nuorilla, lapsilla, työyhteisöillä? Voiko todella järjestää kokouksen, jossa mitään aiheita ei ole päätetty etukäteen? Eikö osallistujista tunnu turvattomilta? Entä jos mitään aiheita ei tule?

"Vähän tuntui aluksi sekavalta, mutta sait meidät mummontkin innostumaan", sanoi eräs eläkkeelle jäänyt opettaja open spacen jälkeen. "Mielenkiintoinen menetelmä, oletko käyttänyt tätä ennen?", kysyi erään kunnan johtava virkamies open spacen aikana. Olen käynnistänyt kymmeniä ja kymmeniä open spaceja. Aina se on toiminut, mutta parhaiten sen uskoo kun kokeilee itse.

Lyhyt video voi selkeyttää ja pidempi ohjeistus auttaa. Peggy Holmanin opas kuvaa repliikkien tarkkuudella ohjeistusta. Lisää tietoa löytyy Open Space Worldista, Wikipediasta ja menetelmän kehittäjän, Harrison Owenin kirjasta Open Space Technology A User's Guide.

Menetelmää käyttäneet luottavat kovasti osallistujiin, että hyviä keskustelunaiheita on aina. Sellaisia, jotka johtavat innostaviin keskusteluihin, itseorganisoitumiseen ja vastuunottoon asioista, joista osallistujat todella välittävät.

Mihin tätä voi käyttää?

Open space sopii yhteisiin keskusteluihin, toiminnan suunnitteluun tai vaikka koulutuksiin. Eräässä yli neljänsadan osallistujan kokouksessa oli varattu puolitoista tuntia yleiskeskusteluun. Kun puheenvuoropyyntöjä oli 90, jokainen sai minuutin aikaa. Se ei ole enää keskustelua. Entä jos keskustelu olisikin käyty Open spacenä? Ihmiset olisivat päässeet innostuneisiin pienryhmiin käymään keskustelua juuri heitä kiinnostavasta aiheesta. Useampi olisi ehkä kuunnellut mitä puhuttiin.

Checkpoint Helsinki on kuulemma syntynyt Open spacella. Olen käyttänyt Open spacea toimiston suunnittelupäivän organisointiin, jossa toistakymmentä aihetta ja valtavasti ristikkäisiä kiinnostuksia. Järjestäjiltä olisi mennyt päivä osallistujien, aikojen ja aiheiden yhteensovittamiseen. Open spacea hyödyntämällä osallistujien joukkoälyä siihen meni ohjeistuksineen tunti.
Erityisen kutkuttavaa oli matkustaa Itävaltaan tapahtumaan, jonka ohjelmasta oli etukäteen tiedossa vain open space I, open space II jne.

Open spacen merkitys vapaaehtoisjohtamiselle

Vapaaehtoiset toimivat jos heitä huvittaa. Vapaaehtoisjohtajan (puheenjohtaja, koordinaattori jne) tehtävänä on saada vapaaehtoiset innostumaan ja ottamaan vastuuta yhteisen tavoitteen saavuttamisesta. Yhä useammin vapaaehtoiset haluavat osallistua heitä kiinnostaviin teemoihin, käyttää siinä omaa osaamistaan ja toimia samasta asiasta kiinnostuneiden kanssa. Jonkun pitää mahdollistaa tämä.

Open spacen käynnistäjä asettaa teeman, auttaa verkostoitumaan ja päästää osallistujat tekemään niitä asioita, joista he ovat innostuneita ja valmiita ottamaan vastuun. Mitä muuta voi enää tarvita?

Sitten voi kysyä, millaista johtamista tämä oikein on? Ja millaista on johtaminen, joka innostaa ihmisiä, saa heidät sitoutumaan, ottamaan vastuuta ja toimimaan? Tai tekemään asioita, joita he eivät uskoneet olevan mahdollista? Vapaaehtoisesti, ilman palkkaa.