Osallistavat menetelmät hallituksen uusien jäsenten perehdytykseen

21.06 Lari Karreinen 1 Comments

Liian usein järjestöissä uusi luottamushenkilö saa vähäisen tai olemattoman perehdytyksen ja vuosien aikana kertynyt hiljainen tieto häviää. Tällä kertaa halusin Punaisen Ristin Itä-Helsingin osaston lopettavana varapuheenjohtajana antaa uudelle hallitukselle ja puheenjohtajille paremman perehdytyksen tehtäviinsä ja mahdollisuuden tutustua hallituskumppaneihin ennen kokousten aloittamista.

Kysymys oli, miten perehdyttää hallitusta, joka on jakautunut vahvasti uusiin ja vanhoihin toimijoihin? Mukana oli parikymmentä vuotta osastossa toimineita ja ensikertalaisia, joiden erilaiset tarpeet piti huomioida. Lisäksi osaston hallitustehtävistä ei ollut olemassa kuvauksia, jotka tehtäisiin samalla.

Rakensin illan ohjelman viidestä osasta klo 17 - 20 ja osallistujia oli lopulta yhdeksän.

1. Tutustuminen ja perehtyminen jäsenten Punaisen Ristin kokemuksiin
2. Perehtyminen mitä hallituksessa on tehty ja itseä kiinnostavien tehtäväkuvausten kokoaminen
3. Osaston vuosikellon läpikäynti
4. Neuvottelut itseä kiinnostavista hallitustehtävistä muiden kanssa
5. Illan arviointi ja palaute

Päätin koostaa sen osallistavista menetelmistä, jotta samalla saataisiin hyödynnettyä sekä konkareiden osaaminen että uusien tiedonjano juuri heitä kiinnostavista asioista. Samalla hallitustoimijat käyttäisivät kolme tuntia tutustumiseen toistensa kanssa, minkä pitäisi myös auttaa yhteistoiminnassa tulevalla kaudella. Kiitos Grapen Pirittalle ja Miikalle, jotka antoivat vinkkejä menetelmien valintaan.

Tutustuminen ja perehtyminen jäsenten Punaisen Ristin kokemuksiin
suunniteltu aika 17.15 - 17.30
toteutunut aika: 17.30 - 18
tarvikkeet: fläpillä illan ohjelma ja kysymykset etukäteen kirjoitettuna. Liimalappuja ja tussi jokaiselle parille.

Ensiksi kerroin illan ohjelman ja oman roolini prosessin ohjaajana. En siis puuttuisi sisältöihin. Tutustumisessa hyödynsin arvostavia menetelmiä parikeskusteluissa. Pyysin valitsemaan parin jota ei tunne ja haastattelemaan häntä. Haastattelijalle annoin liimalaput ja paksun tussin, jotta hän kirjaisi pääkohdat kuulemastaan liimalapuille. Keskustelun päätteeksi pyysin tuomaan liimalaput fläpille ja vaihtamaan paria. Keskusteluaikaa oli 6 minuuttia. Aiheet olivat

- parhaat kokemukset Punaisessa Ristissä (saatiin myönteinen lähtö)
- odotukset tälle illalle (omat tavoitteet auttavat fokusoimaan ja motivoimaan iltaan)
- mitä olet tehnyt Punaisessa Ristissä. Kirjaa haastateltavan nimi lappuun! (tässä tuli esiin osallistujien historiaa pohjaksi seuraavalle vaiheelle, jossa pyysin osallistujia valikoimaan joukostaan tietäjät, joita haastateltaisiin hallitustehtäväkuvausten pohjaksi)

Havainnot:
Pääsimme aloittamaan vartin myöhemmin kuin olin suunnitellut, mikä on tavallista. Parikeskustelujen välissä olisin voinut lyhyesti käydä tulokset läpi, kun nyt tein sen vain viimeisen keskustelun jälkeen. Aloitukseen meni myös viitisen minuuttia, joten kokonaiskesto taisi olla lähempänä 30 minuuttia. Viimeisellä kierroksella pyysin kirjaamaan lappuun lyhyesti haastateltavan historian Punaisessa Ristissä. Joillain pareilla tuli niin paljon tekstiä, että kirjoittivat liimalapun täyteen kuulakärkikynällä. Se taas ei näkynyt fläpiltä minnekään, joten jälleen kerran muistutus itselle korostaa tussien ja isolla kirjoittamista kun käytetään liimalappuja.

Toisella kierroksella yksi osallistujista kysyi "Lari olisko sulla lisää liimalappuja?" Säntäsin jo hakemaan niitä, koska olin varannut reilut pinkat kun osallistuja naureskeli että "kyllä nämä riittää." Halusivat vain vähän jujuttaa vetäjää ja pitää minut valppaana. ;)

Perehtyminen mitä hallituksessa on tehty ja itseä kiinnostavien tehtäväkuvausten kokoaminen

suunniteltu aika: 17.30 - 18.30
toteutunut aika: 18. - 19 (ohjeistus 10 min + 3 x 15 min työpajat ja 5 min siirtymisiin)
tarvikkeet: ohjeistus fläpillä, hallitustehtäväkuvauspohjat valmiiksi tulostettuina ja aseteltu näkyviin

Yllättävää, että vaikka Suomessa toimii satoja Punaisen Ristin osastoja, niin hallituksen tehtävistä ei ole kuvauksia (volunteer job description). Siksi nämä piti tehdä, jotta hallituksen jäsenet voisi perehdyttää tehtäviinsä. Jatkossa tämä auttaisi myös uusien jäsenten rekrytoinnissa. Tehtäväkuvauslomakkeessa olen pohjana käyttänyt kansainvälisen Punaisen Ristin ja Punaisen Puolikuun  vapaaehtoistoimintaopasta.

Tässä käytin aarteenmetsästys-nimistä versiota kahvilamenetelmistä (world cafe, learning cafe jne). Edellisessä osiossa oli käyty läpi osallistujien kokemus ja mitä tehtäviä he olivat hoitaneet Punaisessa Ristissä.  Sen pohjalta pyysin ryhmää valitsemaan kolme konkaria, joita haastateltaisiin hallituksen tehtäväkuvausten pohjaksi. Tämä onnistui hyvin. Otin kolme konkaria sivuun ja varmistin, että he ovat käytettävissä kahvilanpitäjiksi. Sillä välin kun perehdytin heidät, ohjeistin muut:

10 min
1.Valitkaa yksi itseänne kiinnostava tehtäväkuvaus tai sellainen jonka tunnette hyvin
2. Lue tehtäväkuvaus läpi. Mitä tiedät jo valmiiksi? Mitä muuta haluat kysyä?
3. Valitse pari itsellesi. Käykää kysymykset läpi.

Havainnot:
Parit muodostuivat nopeasti, mutta kovin paljon keskustelua kysymyksistä en huomannut.

Sovin kolmen konkarin kahvilanpitopaikat, ilmoitin kiertosuunnan ja lähetin parit matkaan seuraavasti:


4. Haastatelkaa konkareita ja täydentäkää omat tehtäväkuvauksenne. Aikaa 20 min
5. Täydentäkää yhdessä ryhmänne konkarin tehtäväkuvaus

Kierroksia oli kolme ja ne kestivät noin 15 minuuttia jokainen.

Havainnot:
Keskustelut kahviloissa kuulosti sujuvan hyvin. Välillä kävin muistuttamassa tehtävänannosta. Ehkä kaikkein uusimmilla jäsenillä asiat vähän toistuivat kun ne käytiin kolme kertaa läpi. Kokeneemmat saivat helpommin uusia näkökulmia keskusteluihin. Ajatukseni, että ryhmät olisivat täydentäneet myös kahvilanpitäjien itselleen valitsemat tehtäväkuvaukset ei toiminut. Näin kolmesta keskeisestä konkarien itse hoitamasta tehtäväkuvauksesta vain yksi kirjattiin hallituksen tehtäväkuvauslomakkeelle.

Tauko
suunniteltu aika: 18.30 - 18.45
toteutunut aika: 19 - 19.07

Vuosikello
suunniteltu aika: 18.45 - 19.15 (15 + 15 min)
toteutunut aika: n. 19.10 - 19.35


Tässä tehtäväna oli kirjoittaa näkyviin vuosittain toistuvien tapahtumiin, kuten keräyksiin, vuosikokouksiin, Punaisen Ristin viikkoon jne, liittyvät tehtävät. Uudet hallituksen jäsenet näkevät mitä kaikkia tehtäviä tapahtumiin liittyy ja tässä tulee esiin vielä lisää asioita edellisen tehtäväkuvauskierroksen päälle.

Kirjoitin valmiiksi fläpille aina kuukauden sekä sen aikana tulevat tapahtumat, kuten syyskuu -fläpille nälkäpäivä -keräyksen. Kiinnitin kuukausifläpit aikajärjestyksessä huoneen seinille mahdollisimman isoin välein, jotta kunkin ympärille mahtuu hyvin kirjoittamaan.

Tehtävänanto:

1. Ota pari ja kiertäkää kaikki fläpit. Kirjoittakaa fläpille oma nimesi ja tehtäväsi kyseisessä tapahtumassa. Esim. kevätkokous: ensiapuryhmän toimintakertomuksen, Ville

2. Kierrä kaikki tapahtumat. Jos et tiedä tehtävääsi, kysy muilta

3. Purku: jako kolmeen. Kierretään ryhmässä fläpit ja kysytään/täydennetään jos on tarvis. (tämän vaiheen jätin ajanpuutteen vuoksi pois. Olisi antanut lisää tähän osaan jos vain olisi ehtinyt tehdä)

Havainnot:
Vanha kunnon aikajanaharjoitus hieman toisenlaisena sovelluksena. Asetelma auttaa hahmottamaan vuoden kiertoa ja tietoa siirtyy  kun parit kiertävät keskustelemassa ja kirjoittamassa. Tähän olisi kannattanut varata vähintään kolme varttia aikaa, niin olisi ehditty käydä purku läpi.

Roolineuvottelu
suunniteltu aika: 19.15 - 19.30
toteutunut aika: 19.35 - 19.40

Hallituksen jäsenillä oli ollut tähän mennessä lähes kaksi tuntia aikaa keskustella ja käydä läpi tehtäviä ja vastuualueita, jonka pohjalta he saattoivat miettiä mikä heitä kiinnostaisi. Roolineuvottelujen tavoitteena oli antaa heille mahdollisuus keskenään selvittää kuka oli mistäkin tehtävästä kiinnostunut ja sopia alustavasti kuka ottaisi minkäkin vastuualueen.

Tässä kohtaa olisi ensin kannattanut käydä läpi osallistujien kiinnostuksenkohteet kysymällä ja kirjoittamalla ne näkyviin. Näin kaikki kuulevat mahdollisista päällekäisyyksistä ja voivat sopia niistä keskenään. Tämä on huomioitu ohjeessa.


Tehtävänanto
- jokainen kertoo vuorollaan mistä tehtävistä tai vastuualueista on kiinnostunut. Listataan ne näkyviin ja myös valitsematta jääneet vastuualueet

- tavatkaa ne ihmiset, joiden kanssa haluat keskustella tehtävästä, joka kiinnostaa sinua. Käykää tarvittavat keskustelut, kysykää ja tarkentakaa.
- puheenjohtajille tehtävänä neuvotella valitsematta jääneille tehtäväalueille vastuuhenkilöt tai kysellä muilta hallituksen jäseniltä kenet kannattaisi tähän tehtävään rekrytoida.
- tässä keskustelussa ei vielä päätetä, vaan neuvotellaan tehtävistä. Varsinainen päätös tehdään järjestäytymiskokouksessa, jotta tässä tilaisuudessa ei tulisi siitä paineita.


Yhteenvetokeskustelu
suunniteltu aika: 19.30 - 19.50
toteutunut aika: 19.50 - 20.03
Yhteenvedon tarkoitus oli arvioida illan työskentelyä ja tehdä näkyväksi mitä on saatu aikaiseksi. Menetelmänä fasilitoitu keskustelu, toisella nimellä focused conversation tai ORID-menetelmä. (Otteita ja teoriaa menetelmästä poimittuna The Art of Focused Conversation -kirjasta ja tiivistetty muistilista)

Faktat:
- Mitä me saimme aikaiseksi?
- Mitä tapahtui?
- Mitä jäi puuttumaan?

Tunne:
- Miltä tämä työskentely tuntui?
- Milloin oli mielenkiintoisinta?
- Milloin oli tylsintä?
- Mikä yllätti?

Merkitys:

- mikä muuttui vai muuttuiko mitään?

Toiminta:

- mitä seuraavaksi pitäisi tehdä?
- mikä auttaisi teitä hyödyntämään näitä tietoja hallitustyöskentelyssä?

Havainnot:
Arviointikeskustelu meni hyvin nopeasti. Jäin vähän kaipaamaan palauteringin yhteisöllisyyttä, joten tälle voisi varata vähän enemmän aikaa. Tämä vaihe auttoi selvästi osallistujia havainnoimaan mitä kaikkea saatiin aikaan.

Arvelin että vastaavanlainen perehdytysilta voisi olla hyödyllinen monelle muullekin yhdistykselle,joten tässä ohjeet uuden vuoden lahjana. Jos tälle on käyttöä, niin kuulen mielelläni palautetta ja saa myös kysyä tarkennuksia. Miten parantaisit tätä? Mitä hyviä tapoja perehdyttää hallitusta teillä on ollut?