Miten joukosta ihmisiä tulee enemmän kuin osiensa summa?

7.53 Lari Karreinen 0 Comments

Joukko ihmisiä voi toimia pitkään ryhmänä ilman, että he muodostaisivat toisiaan tiiviin, toisiaan tukevan ja täydentävän, enemmän kuin yksilösuoritusten summaan yltävän tiiviin ryhmän, tiimin. Urheilupuolella on verrattu Suomen jääkiekkojoukkueeseen, johon useana vuonna on koottu huippupelaajia, joiden yhteistyö ei ole riittänyt mitalisijoille. Viimeisimmällä voittokerralla pelaajien keskitason väitettiin olevan alhaisempi, mutta he voittivat onnistuneen yhteispelin ansiosta.

Miten vapaaehtoisporukasta saa yhtenäisen? Yksi alan klassikoista, Jon R. Katzenbachin ja Douglas K. Smithin Wisdom of Teams tiivistää perustekijät:

1. Tehokkaan ryhmätyöskentelyn onnistumiseksi osallistujien määrä on oltava riittävän pieni, yleensä alle 12.
2. Jäsenet täydentävät toisiaan osaamisellaan ja ominaisuuksillaan. Heidän on valittu näiden perusteella, ei siksi että he edustavat jotakin.
3. Ryhmällä on oltava yhteinen tavoite ja sille yhteiset virstainpylväät tai mittarit. 
4. Työskentelytavasta on yhteinen näkemys.
5. Ryhmän jäsenet tuntevat olevansa yhteisvastuussa tavoitteiden saavuttamisesta.

Miten tiimin syntymistä voi tukea? Yhtä takuuvarmaa konstia ei ole, eikä yksi johtaja tai tiimin vetäjä voi  saada tätä aikaan yksin.

1. Merkityksellinen tehtävä ja syy toteuttaa sitä nyt, antaa jäsenille suunnan ja motivaation toiminnalle. Miksi me teemme tätä? Miksi tätä juuri nyt? Vapaaehtoispuolella tämä lähtee aatteellisen yhdistyksen perustehtävästä tai havaitusta tarpeesta.
2. Valitse jäsenet osaamisen ja kehittymismahdollisuuksien mukaan. Katzenbach ja Smith painottavat ensisijaisesti osaamista, sitten ongelmanratkaisukykyä ja kolmanneksi sosiaalisia taitoja.
   Vapaaehtoispuolella halu oppia tarvittavat taidot on ehkä jopa vielä tärkeämpi kuin että osaa kaiken jo lähtökohtaisesti. Vetäjä ja ryhmä voi monella tapaa tukea jäseniään kasvamaan ja hankkimaan puuttuvat taidot, mutta asennetta ja toimintatapoja on vaikeampi muuttaa.
   Järjestöissä ei ole aina mahdollista tai tarkoituksenmukaista valita mansikoita kakusta ryhmiä muodostettaessa. Toisaalta, kun hallituksien valinnassa haetaan usein ihmisiä, jotka suostuvat, ei välttämättä löydetä niitä jotka olisivat motivoituneimpia tai taidoiltaan auttaisivat parhaiten tehtävien tekemisessä.
3. Ensimmäisissä tapaamisissa asetetaan pohja innostukselle ryhmän toimintakulttuurille ja osallistumiselle. Tutustumisen ja jäänmurtamisen merkitystä ei voi liioitella. Tässä vetäjän rooli, taito innostaa ja osallistaa on keskeinen.
4. Sopikaa selkeät yhteiset pelisäännöt. Miten tapaamisissa työskennellään? Mitä jokainen olemme valmiita tekemään avoimemman tiedottamisen eteen? Mitä odotamme itseltämme ja muilta jäseniltä? Miten toimitaan kun en pystykään tekemän lupaamaani asiaa?
5. Määritelkää heti ensimmäiset tehtävät ja onnistumisen kriteerit. Pienet onnistumiset ja askeleet eteenpäin hitsaavat porukan yhteen ja motivoivat. Mikä on ensimmäinen askeleemme? Mistä tiedämme, että onnistuimme?
6. Haasta ryhmää säännöllisesti tiedolla ja havainnoilla. Uudet tiedot auttavat ryhmän jäseniä avartamaan näkemyksiään ja kehittämään osaamistaan että  toimintaansa. Alan kirjallisuus, artikkelit, uutiset, blogit tai koulutuksen käyminen ovat käyttökelpoisia tässä. Ryhmäytymistä voi edistää myös niin, että jokainen jäsen vuorollaan jakaa omaa erityisosaamistaan muille.
7. Viettäkää paljon aikaa toistenne kanssa ja oppikaa tuntemaan toisenne ihmisinä. Tätä ei voi liikaa korostaa. Olen nähnyt monta hallitusta, jotka kokoontuvat vain kokouspöydän ja esityslistan äärellä klo 18 - 21.  Sieltä harvemmin on syntynyt sitoutuneita jäseniä, jotka ovat valmiita tekemään ylimääräisiä asioita yhdessä.
8. Hyödyntäkää myönteisen palautteen, kiitoksen ja tehdyn toiminnan tunnustamisen voima. Tähtää hyvään, saat parasta. Sopivia arvostavia menetelmiä löydät esimerkiksi Kepan Fasilitaattorin työkirjasta tai arvostavan haastattelun kautta.

Ryhmien vetäjien viisi vinkkiä samasta opuksesta:

1. Pidä ryhmän olemassaolon tarkoitus ja tavoitteet selkeinä ja merkityksellisinä. Ja anna jäsenille vapaat kädet toteuttaa itseään niiden sisällä.
2. Vahvista  sitoutumista ja rakenna luottamusta
3. Tue osaamisen kehittymistä ja monipuolisuutta ryhmässä. Kannusta jäseniä kokeilemaan uutta vaikka epäonnistuisivatkin välillä.
4. Poista työskentelyn esteet (vrt scrum-mestariin ja työskentelytapaan), liittyivät ne sitten ryhmän ulkopuolisiin ihmisiin, puuttuvaan tietoon tai teknisiin ongelmiin. Ryhmän pitää voida luottaa vetäjäänsä, että hän tarvittaessa seisoo ryhmän tukena.
5. Luo mahdollisuuksia tiimin jäsenille ja anna heidän loistaa.
6. Näytä esimerkkiä. Edellä viitattu scrum-mestarin tai velhon tehtävänä on olla puuttumatta itse työn tekemiseen, mutta hänen tehtävänään on poistaa työntekijöiden esteet. Jos toiminta sujuu, on johtaja onnistunut työssään ja ansaitsee näin tiimin luottamuksen omalla panoksellaan.

Jos aiheeseen jäi tiedonnälkä, suosittelen lämpimästi koko Wisdom of Teams -kirjaa ja ryhmäyttäviin harjoituksiin puhelinluetteloakin paksumpaa Mikko Aallon Ryppäästä ryhmäksi -kirjaa. Mielenkiintoinen vertailukohta jääkiekkojoukkueen valmentamiseen löytyy Rauno Korven ja Pertti Tanhuan kirjasta Yhteispeli työelämässä. Mitä sinä suosittelisit?

J.K. Koulutuksen ja ryhmien kanssa tekemisissä olevien kannattaa vilkaista kuuden minuutin video ryhmäinterventiot työntekijän ja työyhteisöjen kehittämisessä, jossa käydään läpi miten ohjaaja voi tukea ryhmän toimintaa.