Hallituksen perehdytys sujuvoittaa toimintaan

11.13 Lari Karreinen 0 Comments

Hallituksen jäsenet eivät useinkaan motivoidu lähtemään koulutuksiin tultuaan valituiksi. Sen sijaan jos perehdytys tai johtamisvalmennus tuodaan kokoukseen, on asetelma ihan eri. Jos mietit kumpaa yhdistyksenne tarvitsee, lue tämä. Hyvin kattava kanadalainen New Foundlandin ja Labradorin alueen tietopankki  tästä aiheesta sisältää käytännössä kaiken.


Hallituksen perehdytykseen kannattaa sisällyttää kokemustenvaihtotapaaminen vanhan ja uuden hallituksen kanssa sekä reilusti aikaa tutustumiseen ja tehtäviin perehtymiseen. Hyvä idea on toimintatestamentti, johon edellinen hallituksen jäsen kirjaa mitä hänen kaudellaan on tehty ja mihin hänen mielestään seuraavaksi kannattaisi tarttua.

Tehtävänjaosta ja sisäisistä pelisäännöistä sopiessa kannattaa hyödyntää osallistavia menetelmiä, jolloin kaikki tulevat varmasti kuulluiksi.

 Jäsenten osaamista ja miten he voisivat tuoda sen parhaiten yhdistyksen käyttöön voisi kysellä esimerkiksi arvostavan haastattelun avulla. Mallia voi ottaa myös partiolaisten pestikeskusteluista ja pestiavain-ajattelusta. Ajatuksena on, että jäsenet tietävät mihin sitoutuvat.

Mitä aineistoja hallituksen perehdytykseen voisi ottaa?

Tero Kankaanperä on koonnut perinpohjaisen perehdytyksen tarkistuslistan hallituksen järjestäytymiskokoukseen.

• yhdistyksen säännöt
• aikaisempien vuosien toimintakertomukset ja tilinpäätös
• vuosikello
• pitkän aikavälin talousseurantakehikko 
• yhdistyksen strategia tai pitkän ajan toimintasuunnitelma
• visio ja missio
• historiikki
• kirjavinkit puheenjohtajille ja kehittäjille ja jäsenille 
• työntekijöiden työnkuvat
• aikaisempien hallituksen jäsenten kaudet ja yhteystiedot verkostoitumista varten
• organisaatiokaavio
• lista tukijoista

Lisää vinkkejä 6 Important Items to Include in Board Orientation Packages ja All about Boards of Directors for non-profit


Perehdytys hallituksen käytännön toimintaan

Tähän hyvä teos on Seppo Paasolaisen Yhdistyksen hallituksen pelisäännöt, yhteistyöllä tuloksiin. Englanninkielisenä mitä hallituksen jäsenen olisi hyvä tietää sisäisestä viestinnästä aina konfliktitilanteisiin. Toinen tiivistys aiheeseen idealist.orgista.

• hallituksen tehtäväjako, hallitussalkkujen sisällöt. Jos sellaisia ei ennestään ole, niin lue esimerkkejä hallituksen tehtäväkuvauksista ja perusteellinen urheiluseuran vastuumatriisi. Vanhat jäsenet kyllä tietävät mitä ovat tekemässä. Uusille hallituksen tehtävien läpikäynti alussa säästää aikaa jatkossa ja auttaa osallistumaan. Se helpottaa myös rekrytointia hallitukseen. Ohjeita kuvausten tekemiseen. Tehtävien kierrättäminen laajentaa osaamista.
• sopikaa kokouksien pelisäännöistä: millaista osallistumista toivotaan, mitä olen valmis tekemään, mitä toivon muilta, entä jos en saa aikaiseksi, saako kokouksissa puhua puhelimeen jne.
• hallituksen jäsenten velvollisuuksien, vastuiden ja oikeuksien läpikäynti.
• mitä hallituksen jäsenen pitäisi tehdä yleisellä tasolla: luottamushenkilön tulee luottaa ja johtaa suuria linjoja, varmistaa resurssien riittävyys ja ohjata ne oikeisiin paikkoihin, luoda hyvä vahva kuva omasta järjestöstään ulospäin
• hyvä hallintotapa