Avaimia onnistuneeseen hallituksen jäsenten rekrytointiin

8.44 Lari Karreinen 0 Comments

Näin syksyisin haetaan taas hallituksiin jäseniä. On hallituksia, joihin haetaan kiinnostuneimmat ja innostuneimmat ja sitten on niitä, joihin velvollisuudesta pakotetaan jäseniä jotta saadaan paikat täyteen. Miten rekrytoidaan puuhakkaita ja tunnollisia hallituslaisia, jotka osaamisellaan lisäävät yhdistyksen menestystä?

Ystäväni toimi monta vuotta Luonto-Liiton liittohallituksessa ja puheliaaseen tapaansa laveasti kertoili mitä siellä tehdään. Joskus kyseli minua mukaan, kuten pari muutakin aktiivia. En uskonut että minusta olisi niin vaativaan tehtävään. Keräsin kokemusta ja yhtenä vuotena tiesin, että nyt en voinut enää kieltäytyä.

Toimin kaksi vuotta hallituksen jäsenä ja yhden varapuheenjohtajana. Mistään muualta olisi saanut niin hyvää kokemusta ympäristöpoliittisten lausuntojen kirjoittamisesta, perusteita ison järjestön toiminnan johtamisesta, oppia talous- ja henkilöstöasioista tai toimintasuunnitelman teosta.

Mutta itse en olisi uskaltanut sinne hakea, jos minua ei olisi kysytty. Syksyisin pohdimme hallitusporukalla mahdollisia uusia hallituslaisia ja kävimme verkostojamme läpi. Kysyimme useita ihmisiä ja osa innostui heti, osa vasta muutaman vuoden jälkeen.

Nykyään hallitus- ja jaostopaikoista taidetaan tiedottaa jäsenlehdessä ja sähköpostilistalla, jotta nekin joita ei osata kysyä voivat hakea. Avoimuus kannattaa. Luonto-Liiton Itämeri-jaostoon olemme joka vuosi hakeneet jäseniä avoimella sähköpostihaulla. Viesti on tavoittanut varmasti satoja ihmisiä, olemme saaneet viidestä kymmeneen hyvä hakemusta joista keskimäärin noin puolitoista vuodessa on jäänyt aktiiviesti mukaan toimintaan. Perehdytyksessä ja tehtävänjaossa meillä olisikin vielä kehitettävää ja nyt on tehty uuden jaostolaisen opasta.

Haetaanko ketä tahansa vai osaajaa?

Tulin Punaisen Ristin Itä-Helsingin hallitukseen 2003 ensiapuryhmän edustajana. Kaikista muistakin osaston yksiköistä oli edustaja, mikä helpotti puheenjohtajan työtä. Hän saattoi helposti delegoida ensiapuryhmää koskevat asiat minulle, keräysasiat keräysvastaavalle jne. Luonto-Liiton liittohallituksessa vastasin hieman vaihdellen Itämeri- ja kansainvälisistä asioista sekä ympäristöpolitiikasta. Varapuheenjohtajana olin yksi pilkunviilausjaoston jäsenistä, joka viimeisteli ja hieman uudistikin koko liiton toimintasuunnitelman kirjoittamista.

Tiesin, mikä oli tehtäväni hallituksessa, ja mikä ei ollut. Vaikka välillä muidenkin aloilla oli niin kiinnostavia juttuja, etten malttanut pitää suutani kiinni. :)

Hallituksen salkku- tai tehtäväperusteinen työnjako on minusta toimivin keino varmistaa, että hallituksen jäsenet tietävät mitä tehdä ja ottavat vastuuta omasta lohkostaan. Kannattaa myös lukea vapaaehtoistoiminnan kehittäjä Thomas W. McKeen  keskeiset asiat tiivistävä kirjoitus aiheesta.

Useimmat tapaukset, joissa hallituksen jäsen on rekrytoitu periaatteella "ei sinun siellä tarvitse mitään tehdä, kunhan istut tuolilla", ovat tuottaneet juuri tuon tuloksen. Kun ei ole selkeää syytä eikä tehtävää olla hallituksessa, on osallistuminenkin heikkoa. Yritysten hallituksiin yritetään kai lähtökohtaisesti löytää osaajia, jotka auttavat yritystä menestymään. Auttaisiko se vähitellen myös yhdistyksen hallituksen rekrytointia, jos jokainen jäsen toisi sinne taitoja, jotka auttavat yhdistyksen tavoitteen saavuttamisessa?

Ennen rekrytointia kannattaa miettiä, millaista osaamista tai vastuualueita hallitukseen tarvitaan.  Mitä halutaan painottaa tulevana kautena?

Onko jäsenistö passiivista? Pitäisikö siis rekrytoida jäsenvastaava, jonka osaa järjestää mukavia illanviettoja ja on hyvä puhumaan ihmisiä mukaan? Tai olisiko tarvetta tiedottajalle, joka hallitsee sosiaalisen median käytön?

Onko hallituksen toiminta jämähtänyttä ja entisen toistoa? Löytyisikö kehittäjätyyppiä, joka ottaisi projektikseen yhdistyksen perustehtävän kirkastamisen ja toiminnansuunnittelun osallistavin menetelmin?

Onko rahat vähissä? Löytyisikö verkostoista kirpputorin tai myyjäisten järjestäjää, tai henkilöä, joka voisi paikkakunnan yrittäjät tuntevana löytää sponsorin toiminnalle?


Esimerkkejä hallitustehtäväkuvauksista

Rekrytoitavan ensimmäisiä kysymyksiä on usein "Mitä siellä hallituksessa tehdään?" "No, me istutaan kokouksissa, pidetään pöytäkirjaa ja päätetään asioista. Se on kuule hurjan mielenkiintoista..."

Vai näin:
Kotimaan avun yhdyshenkilönä (kyllä näin pitkän tittelin saa SPR:n osastoissa!) olet valmiina auttamaan jos vaikka jonkun talo palaa ja perhe tarvitsee vaatteita, ruokaa ja majoituksen. Meillä on sopimus kaupan X kanssa, että voimme mennä sinne mihin vuorokauden aikaan tahansa ja ostaa enintään 500 eurolla vaatteita ensi hätään. Siinä tehtävässä tarvitaan juuri kaltaistasi empaattista henkilöä, jolla on henkisen tuen koulutus. Lisäksi osallistut koulutuksiin kerran vuodessa ja päivität valmiussuunnitelmaa.

Kokeneet konkarit tietävät mitä hallituksessa tehdään ja hallitustehtäväkuvaukset on mainio keino siirtää tämä tieto uusille hallituksen jäsenille. Opiskelijajärjestöt ovat tehneet hyviä ja motivoivia hallitustehtäväkuvauksia, kuten vaikkapa Nefa Jyväskylästä ja Inkubio Aalto-yliopistosta. Partiolaisilla on myös homma hallussa ihailtavalla tavalla: Myyrpartion tehtäväkuvaukset sisältävät myös perehdytysmateriaalit. Punaisen Ristin auttamisvalmiuteen kuuluu monta erilaista tehtävää (ks Tässä ja Nyt s. 6-7). Isompien järjestöjen kannattaa vilkaista Richard Malen hallitustyökalut. Entä hallitushakijoille usein kysytyt kysymykset -tiedosto
Huomatkaa, että tehtävänimike voi olla jotain muutakin kuin vastaava tai ministeri. Itselläni ei tällä hetkellä ole Luonto-Liiton Itämeri-jaostossa mitään virallista titteliä, joten olen kutsunut itseni puuhamieheksi.

Millaisia ominaisuuksia hyvältä hallituksen jäseneltä toivottaisiin?

Yhdysvalloissa vapaaehtoisjärjestöt (non-profit) vastaavat paljon enemmän sosiaali- ja nuorisotoiminnasta kuin täällä. Siellä hallituksen jäsenistä toivotaan löytyvän näitä neljän W:n ominaisuuksia:

Wisdom: tarvitaan kokemusta omasta järjestöstä hyvien päätösten tekemiseksi
Weight: painoarvoa, joku joka on yhteisössä tunnettu ja hyvämaineinen. Verkostot ja sosiaalinen pääoma auttavat, kun pitää löytää vaikka kitaransoittaja illanviettoon tai edustaa yhdistystä viranomaisiin päin. Wealth: varallisuutta, jotta voi lahjoittaa yhdistykselle ja tuntee muita varakkaita, jotka voivat lahjoittaa. Yhdysvalloissa hallitusten jäsenten odotetaan lahjoittavan vuosittain huomattavia summia omalle yhdistykselleen. Varainhankinta on tärkeämpi osa kuin täällä.
Worker: tekijä, joka on valmis laittamaan aikaansa ja tekemään asioita yhteisen hyvän eteen.

Tämä jaottelu jättää mainitsematta sosiaaliset taidot. Järjestötoiminta on yhteistyötä, jossa muiden huomioiminen, innostaminen, kiittäminen ja kyky löytää yhteisiä ratkaisuja auttavat pitkälle. 

Miten rekrytoidaan?

Yleensä mitä enemmän ihmisten kanssa toimimiseen panostaa, sitä paremmin se tuottaa. Tämä pätee rekrytointiin, joka on yhdistyksen yksi tärkeimpiä valintoja. Käytännön elämässä aika ei aina riitä kaikkeen, joten tekemällä ykkös- ja neloskohdan on jo perusasiat hoidossa.

1. Miettikää tehtäväkuvaukset ja millaiset taidot tai ominaisuudet auttaisivat saavuttamaan yhdistyksen perustehtävän tavoitteet.

1. Viestikää avoimesti aktiiveille, jäsenistölle ja miksei julkisestikin, millaisiin hallitustehtäviin haetaan ihmisiä. Avoimuus antaa kuvan, ettei hallitus ole vain sisäpiiriläisten kähmintäkerho.

1. Pitäkää aivoriihi ja listatkaa kaikkien verkostoista potentiaaliset nimet. Älkää kritisoiko yhtään ehdotusta, vaan vasta lopuksi päättäkää missä järjestyksessä kysytään.

1. Henkilökohtainen kysyminen on tunnetusti tehokkain rekrytointitapa. Mieluiten lämmitelkää aihetta ja jutelkaa jo pitkin vuotta.

1. Käy lounaalla tai kahvilla hallitusehdokkaan kanssa, Ehditte jutella tarkemmin kiinnostuksenkohteista, elämäntilanteesta ja tehtävistä. 

Esitelkää hallitusehdokkaat jäsenistölle hyvissä ajoin ennen valintakokousta. 

1. Pitäkää Partion malliin pestikeskustelut hallitusehdokkaiden kanssa, joissa sovitte mitä odotetaan puolin ja toisin.

Jos rekrytoitava on nuori tai kokematon, kannattaa  korostaa oppimismahdollisuuksia ja oikeaa asennetta. Taitoja voi oppia ja tekemisen asenteella pääsee pitkälle. Pitkään työelämässä olleiden tai eläkeläisten kohdalla kannattaa painottaa kertynyttä kokemusta ja osaamista.

Hyvä kello kauas kantaa

Aikaisemmat onnistuneet rekrytoinnit kertovat varmasti eteenpäin, kuinka mielekästä hallitustoiminta on ollut. Samoin ulospäin hyväntuulinen ja toimelias yhdistys vetää magneetin lailla puoleensa uusia toimijoita. Jatkuva viestintä onkin yksi tärkeimpiä onnistuneen rekrytoinnin edellytyksiä. Ystäväni Luonto-Liiton liittohallituksessa teki juuri näin ja itsekin laitoin hyvän kiertämään rekrytoimalla pari muuta liittohallitukseen. Hyvä perehdytys ja kouluttautumismahdollisuudet kannustavat ottamaan hallitustehtävän vastaan.