Mainio viestintäopas vapaaehtoisjärjestölle ja -johtajille

22.11 Lari Karreinen 0 Comments

Suomen Liikunta- ja Urheilu on tunnettu kehittyneestä strategiaosaamisestaan, minkä lisäksi he ovat tehneet todella rautaisen viestintäoppaan. Viestintä ei todellakaan ole pelkkää mediaa varten, vaan tässä oppaassa on lähdetty liikkeelle tärkeimmästä, sisäisestä viestinnästä. Niin monesti kuulee, että juuri tähän liittyvät suurimmat ongelmat. Ja kerrankin on väännetty rautalangasta, miten kannattaa tehdä.

Sisäisen viestinnän osiossa on kuvattu esimerkein onnistunut tapahtumakutsu. Huomatkaa erityisesti uusien jäsenten huomioiminen:

kertoo selkeästi, mitä, missä ja milloin tapahtuu
antaa kuvan siitä, kenelle tapahtuma on tarkoitettu
kertoo, miksi kannattaa tulla paikalle
saa kutsun vastaanottajan tuntemaan itsensä tervetulleeksi mukaan
kertoo, täytyykö tapahtumaan ilmoittautua erikseen ja mihin mennessä
keneltä saa lisätietoja

Säännöllisesti toistuvat tapahtumatkin ovat uusille jäsenille outoja, joten
pelkkä tilaisuuden nimi, ajankohta ja tapahtumapaikka eivät riitä kerto-
maan, mistä on kysymys. (s. 12)

Ja sitten opastetaan talkoolaisten työnjako ihan kädestä pitäen:

kerro, mitä ja miksi tehdään
kuvaa palkitseva tavoite
kerro, miten se saavutetaan
jaa tehtävät selkeisiin osiin
sovi, kuka vastaa mistäkin
sovi myös aikataulusta
sovi, mitä pulmatilanteissa tehdään
kirjaa sovitut asiat
varmista, että asiat on ymmärretty
kerro, mistä asiat voi tarkistaa
kiitä ja innosta
(s. 14)

Tässä on vapaaehtoisjohtajille kullanarvoisia muistilistoja.
Oppassa on hienosti käsitelty hankaliakin tapauksia, kuten miten toimia kun talkoolaiset eivät toimikaan kuten lupasivat.

Ja hyvä sähköpostiviesti kirjoitetaan näin:

otsikoi osuvasti – toistuvat jäsenkirjeet tunnistaa aina samasta otsikosta
kirjoita lyhyesti: hyvä viesti mahtuu kerralla näytölle
käytä helposti ymmärrettävää ja asiallista kieltä
vältä liitetiedostoja, ohjaa mieluummin verkkosivuille
muista lisätä viestin loppuun lisätietojen antajan yhteystiedot ja seuran vakiomuotoinen allekirjoitus
(s. 20)

Miten syvällä järjestökehittämisessä pitääkään olla, että voi innostua tästä seuraviestinnän tee edes nämä -listasta:

viesti jäsenille vähintään kerran kuussa
kerro hallituksen päätöksistä ja valmisteltavista asioista
kysy mielipiteitä tulossa olevasta asiasta
listaa tärkeät tapahtumat ja kutsu jäsenet ajoissa mukaan
kerro ja muistuta seuran arvoista ja pelisäännöistä
(s. 24)

Loppu onkin sitten yhtä perinpohjaista ohjeistusta tiedotteiden kirjoittamiseen, tiedotustilaisuuksien järjestämiseen, haastattelujen antamiseen, esiintymistaidon harjaannuttamiseen ja kriisiviestintään.

Laajalla tekijäporukalla on selvästi ollut sekä vahva viestintä- että järjestöosaaminen. Tämä teos kannattaa jokaisen vakavasti järjestönsä johtamiseen ja viestintään suhtautuvan lukea.